In diesem Post hatte ich geschrieben, dass Jira dabei helfen kann Fehler zu vermeiden, Transparenz und vor allem Effizienz in Prozessabläufen zu erhöhen: Jira - mehr als ein Tool zur Unterstützung des Projektmanagements in der Software Entwicklung
Hier möchte ich gerne noch etwas mehr ins Detail gehen. Dazu schauen wir uns zunächst die Fehlervermeidung an.
Wie kann Jira dabei helfen, Fehler zu vermeiden? Als Beispiel soll hier die Email Kommunikation mit Lieferanten oder Kunden dienen. Oftmals werden Sammel- oder Abteilungsadressen, wie z.B. einkauf@beispiel.de oder vertrieb@beispiel.de verwendet, an die externe Geschäftspartner schreiben können und auf die mehrere Mitarbeiter oder eine ganze Abteilung Zugriff haben. Das bringt vor allem dann Vorteile mit sich, wenn Mitarbeiter sich gegenseitig vertreten müssen. Somit bleibt die Korrespondenz, beispielsweise bei Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters, anders als bei persönlichen Mail-Adressen, immer einsehbar. Gleichzeitig besteht allerdings auch das Risiko, dass zwei Mitarbeiter gleichzeitig eine Mail bearbeiten. Oder aber, dass sich keiner zuständig fühlt, da die Verantwortlichkeiten nicht klar geregelt wurden oder jeder denkt, der andere wird es schon machen. Der erste Fall ist vielleicht nicht ganz so schlimm, denn der Geschäftspartner bekommt ja eine Antwort, wenn auch vielleicht mehrfach. Das wirkt dann sicher nicht unbedingt professionell aber die Anfragen werden bearbeitet.
Der zweite Fall ist da schon problematischer. Im schlimmsten Fall gehen dadurch Geschäfte verloren, da der Geschäftspartner auf seine Anfrage keine Antwort erhält und dann eben bei der Konkurrenz anfragt oder seinen Bedarf auf andere Weise deckt. Folgende Abbildung zeigt solche Fälle.

Die blaue Mail wird von Paul beantwortet, der daraufhin in den Urlaub geht. Seine Kollegen wissen nicht, ob und was er geantwortet hat. Auch das kann zu Problemen führen, wenn nicht transparent ist, was hier gegenüber dem Geschäftspartner kommuniziert wird. Die grüne Mail dagegen wird jeweils von Sarah und Stefan mit unterschiedlichen Preisangeboten beantwortet. Das ist problematisch und kann eine äußerst negative Wirkung auf den Geschäftspartner haben. Die orangene Mail verbleibt unbeantwortet im Postfach, da sich für diese Anfrage niemand zuständig fühlt.
Wie könnte nun ein System wie Jira hier helfen? Da Email die wohl am weitesten verbreitete Kommunikationsform gerade über Unternehmensgrenzen hinweg ist, gehen wir davon aus, dass weiterhin die Semmel- oder Abteilungsadressen verwendet werden. Jira könnte nun dazu genutzt werden, diese Mails automatisch zu verarbeiten und dann Vorgänge dafür anzulegen oder die Kommunikation mit dem Geschäftspartner zu dokumentieren. Die Vorgänge, die aus den Anfragen per Mail angelegt werden, sind immer nur einem Bearbeiter zugewiesen. Diese Zuweisung kann manuell oder automatisch passieren aber es ist dadurch in allen Fällen sichergestellt, dass Anfragen immer nur von einem einzigen Mitarbeiter bearbeitet werden. Über den Workflow-Status und Kommentare in den Vorgängen ist ersichtlich, was mit den Anfragen passiert bzw. passiert ist. Die folgende Abbildung macht deutlich, wie ein solches System mit Jira funktionieren könnte.

Es kann hier also weder passieren, dass jemand auf eine Mail antwortet, ohne dass die anderen Teammitglieder davon wissen, noch kann es vorkommen, dass eine Anfrage doppelt beantwortet wird. Bleibt etwas liegen, ist das sofort ersichtlich, da dieser Vorgang dann entweder niemandem zugewiesen ist, oder der Bearbeiter direkt angesprochen werden kann, warum dort nichts passiert.
Jira kann also dabei helfen Fehler zu vermeiden. Gerade das letzte Beispiel zeigt aber auch, wie durch den Einsatz von Jira die Transparenz innerhalb der Unternehmensprozesse erhöht werden kann. Auf dieses Thema möchte ich im nächsten Post genauer eingehen. Falls jemand Fragen, Anmerkungen oder Diskussionsbedarf zu diesem Thema hat, schreibt mir gerne an jonas@ij-solutions.com