Heute möchte ich etwas über Prozesse schreiben und darauf eingehen, wie sich diese über die Zeit verändert haben und was das mit der Unterstützung durch IT Tools zu tun hat.
Ich habe dazu einen kurzen Vortrag gehalten, der hier zu finden ist.
Veränderungen der Prozessgeschwindigkeit
Bei Betrachtung der folgenden zwei Beispiele fällt auf, dass sich hier die Geschwindigkeit, mit der Prozesse ablaufen über die Zeit erhöht hat.
Die Veröffentlichungen der VW Golf Modelle fand in immer kürzeren Abständen statt, was es notwendig gemacht hat die Entwicklungszeiten zu verkürzen und Prozesse zu beschleunigen. Gleichzeitig nahm die Komplexität und die Anzahl unterschiedlicher Varianten zu. Trotzdem konnten neue Modelle nach einem Abstand von 9 Jahren zu Beginn in den letzten Jahren in immer kürzeren Abständen auf den Markt gebracht werden.
Doch nicht nur im Bereich Produktentwicklung wurden Prozesszeiten verkürzt und Prozesse beschleunigt. Auch im operativen Bereich gab es Veränderungen. Das zweite Beispiel zeigt einen Bestellprozess von Produkten. Früher wurden Waren, wenn man sie nicht im Einzelhandel gekauft hat, über Kataloge oder Zeitschriften ausgewählt und dann per Post beim Hersteller oder Händler bestellt. Allein der Postweg für die Bestellung dauerte 2-3 Tage und nach Verarbeitung der Bestellung vergingen erneut einige Tage, bis die Ware beim Kunden eingetroffen ist. Heute hat dagegen jeder Hersteller oder Händler einen Online-Shop, wo waren 24/7 bestellt werden können. Die Lieferung erfolgt dann in wenigen Tagen, am nächsten oder sogar am selben Tag. Um den Kunden diesen Service bieten zu können, mussten Unternehmen ihre Prozesse weiterentwickeln, um Bestellungen schnell zu bearbeiten und die Waren zeitnah liefern zu können.
Entwicklung der IT-Unterstützung über die Zeit
Die beschriebenen Prozessverbesserungen können auf verschiedene Arten erreicht werden. An erster Stelle können Abläufe an sich effizienter und schlanker gestaltet werden, um die benötigte Zeit zu reduzieren. Darum soll es hier aber nicht gehen, sondern ich möchte auf die Verbesserungen hinsichtlich der Unterstützung durch IT-Systeme eingehen.
Angefangen hat alles mal mit Papier basierten Prozessen. Der Einsatz von Computern war die Ausnahme und nicht die Regel, Informationen wurden auf Papier festgehalten und weitergegeben und es gab keine Unterstützung durch IT Tools. Derartige Prozesse waren dementsprechend manuell, die Schritte liefen nacheinander ab und es bestand ein erhöhtes Risiko für Fehler. Allein durch längere Kommunikationswege und mehr Zeit, die für den Austausch von Informationen notwendig war, war es intransparent, wo man sich in einem Prozess befand, was schon erledigt und was noch offen war. Die Durchlaufzeit in solchen Prozessen war entsprechend lange.
Dies änderte sich als Computer aufkamen und jeder Prozessbeteiligte einen eigenen PC zur Verfügung hatte. Daten und Informationen wurden auf File-Servern und PCs gespeichert und Tools wie Microsoft Office ermöglichten es diese schneller auszutauschen. Anstatt Stunden oder Tage für den Versand von Dokumenten, konnte dies per Email innerhalb von Sekunden erfolgen. Prozesse wurden also durch IT-Systeme untersützt, was zu einer Verkürzung der Durchlaufzeit führte. Gleichzeitig laufen die Prozessschritte aber weiterhin nacheinander ab, da einzelne Dokumente nur schwierig gleichzeitig von mehreren Personen über Abteilungs- oder Standortgrenzen hinweg bearbeitet werden können.
Um die Prozessdurchlaufzeiten weiter zu verkürzen und die Zusammenarbeit bei verteilten Teams zu ermöglichen und zu verbessern, bieten sich Tools wie Jira und Confluence an. Daten werden auf Web-Servern oder in der Cloud gespeichert und diese Tools wurden mit Fokus auf Zusammenarbeit von Teams entwickelt. Im Vergleich zu Prozessen, die mit Office-Tools ablaufen, zeigt sich das Potential die Prozessdurchlaufzeiten zu erhöhen, Fehler zu vermeiden und die Transparenz zu erhöhen. Um dieses Potential allerdings tatsächlich auszuschöpfen, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Als wichtigste Erfolgsfaktoren sind für mich
- Akzeptanz der Nutzer,
- Automatisierung und
- Tool Performance
zu nennen. Ich möchte auf jeden dieser Punkte in den kommenden Blog Posts noch genauer eingehen. Hier möchte ich sie nur als Erfolgsfaktoren für den effizienten Einsatz von Atlassian Tools zur Prozessunterstützung nennen.
Die beschriebene Entwicklung der IT-Unterstützung von Prozessen habe ich in folgender Abbildung grafisch dargestellt.
Sicherlich gibt es zwischen diesen drei Phasen keine klare Trennung. Es gibt auch heute noch Nutzer, die sich Jira-Issues auf Papier ausdrucken, auch wenn dies überhaupt nicht notwendig ist. Genauso sind die Office-Tools auch weiterhin stark verbreitet und Email ist und bleibt in vielen Unternehmen das Haupt-Kommunikationsmittel. Aber die Office-Tools sind eben nicht mehr die einzige Möglichkeit, Prozesse durch IT-Tools zu untersützen.
Falls jemand Fragen, Anmerkungen oder Diskussionsbedarf zu diesem Thema hat, schreibt mir gerne an jonas@ij-solutions.com
